Bienvenue, Invité Connexion

Centre de Support

Automatisation de la relance : use case

Dernière mise à jour: Nov 16, 2018 11:26AM CET

Cet article est un cas d'utilisation des fonctionnalités d'automatisation Sofacto dans le cadre de l'automatisation de la relance. Les formules présentes dans cet article sont données à titre indicatif et doivent être personnalisées selon vos besoins métiers.

Objectif : Des e-mails de relance sont automatiquement envoyés, aux bonnes dates et heures, aux bonnes personnes, et à propos des bonnes factures selon les critères métiers définis (exceptions, fréquence etc…).

Attention : La maintenance de ce processus de relance automatisée requiert une bonne maîtrise des fonctionnalités offertes par la plateforme notamment des champs formules et du générateur de processus.

Pour plus d’information nous recommandons ces modules de formation :

Définition des conditions de déclenchement :
 

Objet Champ Description
Facture Date règlement Champ formule date. Permet de définir la date à laquelle un règlement est attendu. Égal à "Règlement attendu le" ou si le champ est vide, égal à “Echéance”.
Facture Date de dernière relance* Champ saisie date. Permet de consigner la date de dernière relance.
Facture Niveau de relance* Champ saisie liste de sélection. Permet de consigner le niveau de relance actuel.
Facture Intensité relance Champ saisie liste de sélection. Permet de consigner l’intensité de la relance souhaitée afin de faire varier sa fréquence.
Compte Ne pas relancer avant le Champ saisie date. Permet de consigner la date (incluse) jusqu’à laquelle aucune relance ne doit partir. Ne pas relancer si la date est supérieure à aujourd'hui (inclus). Pris en compte dans les anomalies de la relance automatique.
Facture Ne pas relancer Champ formule case à cocher. Permet d’indiquer de ne pas relancer si la date de non relance sur le compte est inférieure à aujourd'hui. Pris en compte dans les anomalies de la relance automatique.
Facture PDF OK Champ formule case à cocher. Permet d’indiquer si un PDF, non brouillon, non proforma, est disponible sur la facture. Pris en compte dans les anomalies de la relance automatique.
Facture Contact OK Champ formule case à cocher. Permet d’indiquer si un contact avec une adresse email est disponible sur la facture. Pris en compte dans les anomalies de la relance automatique.
Facture Auto relance anomalie Champ formule case à cocher. Permet de définir les cas d’anomalie devant être corrigés avant que la relance n’ait lieu. Si ce champ est égal à vrai, aucune relance automatique ne sera déclenchée.
Facture Auto relance anomalie (texte) Champ formule texte. Permet de préciser le cas d’anomalie devant être corrigé.
Facture Auto relance exception Champ formule case à cocher. Permet de définir les cas d’exceptions où la relance ne doit pas avoir lieu. Si ce champ est égal à vrai, aucune relance automatique ne sera déclenchée.
Facture Auto relance exception (texte) Champ formule texte. Permet de préciser le cas d’exception.
Facture Fréquence relance Champ formule nombre. Permet de définir le nombre de jour à prendre en compte afin de déterminer la date de prochaine relance. Dépend du niveau de relance et de l’intensité de la relance.
Facture Date de référence relance Champ formule date. Permet de définir la date de référence pour la relance grâce au MAX entre Date de règlement et Date de dernière relance. Permet de ne pas relancer si un règlement est attendu ou si une relance a été effectuée dernièrement.
Facture Date de prochaine relance Champ formule date. Permet de définir la date à laquelle la prochaine relance sera envoyée, grâce à date de référence relance plus fréquence relance. Null si auto relance anomalie/exception égal à vrai.
Facture Auto relance condition Champ formule case à cocher. Permet de définir si la facture doit être relancée. Égal à vrai si “Date de prochaine relance” est inférieure ou égale à aujourd’hui.
Facture Auto relance* Champ saisie case à cocher. Permet de lancer le processus de relance automatique.
Champs Sofacto
*Ces champs sont automatiquement mis à jour par le processus


Détail des formules :
 
Objet Champ Formule
Facture Date règlement IF(ISBLANK(sofactoapp__R_glement_attendu_le__c), 
sofactoapp__Ech_ance__c, 
sofactoapp__R_glement_attendu_le__c
Facture Ne pas relancer sofactoapp__Compte__r.Ne_pas_relancer_avant_le__c >= TODAY()
Facture PDF OK AND( NOT(ISBLANK( sofactoapp__PDF_reference__c )), 
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_Proforma__c = FALSE, 
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_brouillon__c = FALSE
Facture Contact OK NOT(ISBLANK(sofactoapp__Contact__r.Email))
Compte Auto relance anomalie AND( Auto_relance_exception__c = FALSE, 
OR( Contact_OK__c = FALSE, 
ISPICKVAL(Intensite_relance__c,""), 
ISPICKVAL(sofactoapp__Niveau_de_relance__c,""), 
Ne_pas_relancer__c, 
PDF_OK__c = FALSE, 
ISBLANK(Date_de_reference_relance__c) ) 
Facture Auto relance anomalie (texte) IF( Auto_relance_exception__c, 
"RAS", 
IF(Ne_pas_relancer__c,
"Le compte est actuellement en : ne pas relancer",
IF(PDF_OK__c = FALSE,
"Pas de PDF OK",
IF(Contact_OK__c = FALSE, 
"Pas de contact OK",
IF(ISBLANK(Date_de_reference_relance__c), 
"Pas de date de référence pour la relance",
IF(ISPICKVAL(Intensite_relance__c,""),
"Pas d'intensité de relance",
IF(ISPICKVAL(sofactoapp__Niveau_de_relance__c,""),
"Pas de niveau de relance",
"RAS") )))))
Facture Auto relance exception OR( sofactoapp__IsDraft__c, sofactoapp__Solde_d__c <= 0, sofactoapp__IsCreditNote__c, ISPICKVAL(sofactoapp__Niveau_de_relance__c, "R6"), ISPICKVAL(sofactoapp__Payment_mode__c, "Prélèvement") )
Facture Auto relance exception (texte) IF( sofactoapp__IsCreditNote__c, "Facture d'avoir", IF( sofactoapp__IsDraft__c, "Facture brouillon", IF( sofactoapp__Solde_d__c <= 0, "Facture soldée", IF( ISPICKVAL(sofactoapp__Payment_mode__c, "Prélèvement"), "Prélèvement", IF( ISPICKVAL(sofactoapp__Niveau_de_relance__c, "R6"), "Mise en demeure", "RAS" )))))
Facture Fréquence relance IF(OR( Auto_relance_exception__c, Auto_relance_anomalie__c ), NULL, CASE(Intensite_relance__c, "I1",CASE(sofactoapp__Niveau_de_relance__c,"R3",5,"R4",4,"R5",4,7), "I0",CASE(sofactoapp__Niveau_de_relance__c,"R2",15,"R3",10,"R4",5,"R5",5,20), 4))
Facture Date de référence relance IF(Date_reglement__c-sofactoapp__Date_derniere_relance__c<=0, sofactoapp__Date_derniere_relance__c, Date_reglement__c)
Facture Date de prochaine relance** Date_de_reference_relance__c+Frequence_relance__c
Facture Auto relance condition Date_de_prochaine_relance__c <= TODAY()
 
**Attention : dans 'Gestion des champs vides' sélectionnez la valeur 'Traiter les champs vides comme tels' afin de bien annuler la 'Date de prochaine relance' si 'Fréquence relance' est vide.

Planification du processus :

Le processus de relance est pré-configuré dans le panneau d’administration Sofacto (onglet 'Administration'). Le champ de contrôle pour l’auto relance est défini avec notre champ 'Auto relance condition'.



Le processus grâce à la classe Apex MarkInvoiceForAutoReminder planifiée dans la configuration :




Configuration du processus :

Un processus de relance est configuré grâce au générateur de processus dans la configuration :




Ce processus se déclenche chaque fois que 'Auto relance' = 'Vrai' et 'Auto relance condition'
 = 'Vrai' et selon le niveau de relance de la facture :
  • un modèle de message avec le fichier PDF de la facture en pièce jointe est envoyé au contact de la facture (action immédiate),
     
  • le niveau de relance est alors incrémenté et la date de dernière relance consignée (action planifiée).

L’envoi d’email de relance permet de définir une adresse à l'échelle de l'organisation pour l’expéditeur, ainsi que d’autres adresses emails en CC et/ou BCC.

Recommandations pour tester :

 
  • Effectuer des tests en environnement de Sandbox.
     
  • Remplacer les emails des contacts par votre email afin de recevoir les emails de relance.
     
  • Créer une vue de liste des factures avec 'Auto relance exception' = 'Faux' afin de suivre les 'Date de prochaine relance'.
     
  • Si 'Auto relance condition' = 'Vrai', le processus peut être manuellement déclenché en cochant 'Auto relance'. Attendre (de 30 secondes à 1 minute) que l’email soit envoyé et que les champs soient mis à jour.
     
  • Modifiez la 'Date de dernière relance' afin de modifier la date de la prochaine relance et de disposer ainsi de facture avec 'Auto relance condition' = 'Vrai'.
     
  • Pour les tests, le processus de relance peut être planifié (étape 2) plusieurs fois par jour. Planifiez le processus pour la prochaine heure pleine, réalisez votre jeu de donnée (factures devant être relancées). Une fois l’heure passée, vérifiez les résultats.
 

Nous contacter

112119734374cc03bb6cbc87fa8bf90e@bricks.desk-mail.com
http://assets1.desk.com/
false
desk
Chargement
il y a quelques secondes
il y a une minute
il y a quelques minutes
il y a une heure
il y a quelques heures
il y a un jour
il y a quelques jours
à propos de
false
Caractères non valides trouvés
/customer/fr/portal/articles/autocomplete