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Automatisation de l'émission / envoi de factures : Use case

Dernière mise à jour: Nov 16, 2018 11:16AM CET

Cet article est un cas d'utilisation des fonctionnalités Sofacto dans le cadre de l'automatisation de l'émission de factures. Les formules présentes dans cet article sont données à titre indicatif et doivent être personnalisées selon vos besoins métiers.

Objectif :

  • ​La facture est automatiquement émise, un PDF est généré sur la facture, le PDF comporte bien le numéro de facture (facture émise avant la génération du PDF).
  • Une activité 'Email' est bien consignée sur la facture, sur le contact et sur le compte. L'Email correspond au modèle de message souhaité.


Attention : La maintenance de ce processus de relance automatisée requiert une bonne maîtrise des fonctionnalités offertes par la plateforme notamment des champs formules et du générateur de processus.

Pour plus d’information nous recommandons ces modules de formation :



Définition des conditions de déclenchement :
 

Objet Champ Description
Facture Contact OK Champ formule case à cocher. Permet d’indiquer si un contact avec une adresse email est disponible sur la facture. Pris en compte dans les processus automatiques.
Facture PDF OK Champ formule case à cocher. Permet d’indiquer si un PDF, non brouillon, non proforma, est disponible sur la facture. Pris en compte dans les processus automatiques.
Facture Auto émission anomalie Champ formule case à cocher. Permet de définir les cas d’anomalie devant être corrigés avant que l'émission n’ait lieu. Si ce champ est égal à vrai, l'émission automatique sera déclenchée mais le PDF ne sera pas envoyé.
Facture Auto émission exception Champ formule case à cocher. Permet de définir les cas d’exceptions où l’émission ne doit pas avoir lieu. Si ce champ est égal à Vrai, l’émission automatique ne sera pas déclenchée.
Facture Auto emission condition Champ formule case à cocher. Permet de définir si la facture doit être émise. Égal à vrai si Etat = Brouillon et si “Date de facture” est inférieure ou égale à aujourd’hui.
Facture Auto émission* Champ saisie case à cocher. Permet de lancer le processus d’émission.
Facture

Emission possible

Champ formule case à cocher. Permet de définir si la facture peut être émise.Égal à vrai si "Facture brouillon" est égal à vrai et, qu'un abonnement n'est pas renseigné ou qu'un abonnement est activé.
* Ces champs sont automatiquement mis à jour par le processus

Détail des formules :
 
Facture PDF OK AND( NOT(ISBLANK( sofactoapp__PDF_reference__c )), 
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_Proforma__c = FALSE, 
sofactoapp__PDF_reference__r.sofactoapp__Facture_brouillon__c = FALSE
Facture Contact OK NOT(ISBLANK(sofactoapp__Contact__r.Email))
Facture Auto émission anomalie Contact_OK__c = FALSE
Facture Auto émission exception

OR(ISBLANK(sofactoapp__Abonnement__c),

sofactoapp__Emission_possible__c= FALSE)

 
Facture Auto émission condition

AND(Auto_emission_exception__c = FALSE,

sofactoapp__IsDraft__c,

sofactoapp__Date_de_facture__c <= TODAY())

 
Facture

Emission possible

AND (sofactoapp__IsDraft__c,
OR (
ISBLANK (sofactoapp__Abonnement__c),
sofactoapp__Abonnement__r.sofactoapp__IsActivated__c))


Planification du processus :

Le processus d'émission est pré-configuré dans le panneau d’administration Sofacto (onglet 'Administration'). Le champ de contrôle pour l’auto émission est défini avec notre champ 'Auto émission condition'.



Le processus grâce à la classe Apex MarkInvoiceForAutoIssue planifiée dans la configuration :




Configuration du processus :

La classe Apex planifiée 'MarkInvoiceForAutoIssue' a modifié la case à cocher "Auto émission" avec la valeur 'Vrai' et le champ 'État' avec la valeur 'Émise' pour les enregistrements de factures concernés.
 
Il faut maintenant générer le PDF de la facture et l'envoyer au client. Ces deux processus sont configurés grâce au générateur de processus dans la configuration :
  • 1 processus de génération du PDF,
  • 1 processus d'envoi d'email.

Le processus génère le PDF de facture si 'Auto émission' = 'Vrai', si 'État' = 'Émise' et si 'PDF OK' = 'Faux'.



Ce processus utilise la méthode invocable '
Save_Invoices_As_Pdf'.

Le deuxième processus envoie l’email de facture si 'PDF OK' =
'Vrai' et 'Contact OK' = 'Vrai'. Si la facture n’a pas de contact, l’étape de facture est passée à 'Validée', mais aucun email n’est envoyé.



Ce processus utilise la méthode invocable 'Send_Invoices_Emails', puis vient décocher la case à cocher 'Auto émission'.

Remarque : il est possible d'ajouter des adresses, BCC, CC en ajoutant une variable à l'action invocable dans votre process builder d'envoi d'email de facture.



Test de la fonctionnalité :

Afin de tester la fonctionnalité dans votre environnement de sandbox, voici plusieurs points à vérifier :

  • 'Auto facturation condition' : vérifier que cette case est cochée dans tous les cas de facturation automatique souhaités. Après le délai d’attente si :
  1. l’opportunité est restée en 'Auto facturation condition' = 'Vrai', une facture est générée,
  2. l’opportunité est restée en 'Auto facturation condition' = 'Faux', aucune facture n'est générée,
 
  • 'Auto émission exception' : vérifier que cette case est cochée dans tous les cas d’exception souhaités. Dans le cadre du test initial à la livraison de la fonctionnalité sur votre plateforme, 'Auto émission exception' est vrai si : l’abonnement associé n’est pas activé.
 
  • Le PDF est bien généré sur la facture, le PDF comporte bien le numéro de facture (facture émise avant la génération du PDF).
 
  • Une activité Email est bien consignée sur la facture, sur le contact et sur le compte. L’email correspond au modèle de message souhaité.

Recommandations :
 
  • Remplacer les emails des contacts par votre email afin de recevoir les emails de facture. En sandbox, vérifier que la livraison des emails est activée ('Niveau d'accès' = 'Tous les emails') : Administrer > E-mail > Livraison.
     
  • Créer une vue de liste des factures avec 'Auto émission condition' égal à vrai afin de suivre les factures qui vont être émises.
     
  • Si 'Auto émission condition' = 'Vrai', le processus peut être manuellement déclenché en cochant 'Auto émission'. Attendre (de 30 secondes à 1 minute) que le PDF soit généré et que l’email soit envoyé ou l’étape modifiée.
     
  • Pour les tests, le processus d’émission peut être planifié (étape 2) plusieurs fois par jour. Planifiez le processus pour la prochaine heure pleine, réalisez votre jeu de donnée (factures devant être émises). Une fois l’heure passée, vérifiez les résultats.
 

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